HissenIT PDF InvoiceCreator: FAQ
Q: Wie funktioniert InvoiceCreator?
Die Ordnerstruktur von InvoiceCreator sieht wie folgt aus:
InvoiceCreator ist eine portable Anwendung, die Datei zum Herunterladen ist lediglich ein Entpacker. Gestartet wird InvoiceCreator Desktop durch die EXE-Datei.
Wie Sie in den Demo-Screenshots oder im Video sehen können, wählen Sie nach dem Start des Programms Ihre Importdatei aus und klicken einfach auf die Schaltfläche "Erzeugen", um Rechnungen als PDF zu erzeugen. Es gibt zwei Arten von PDFs, die von InvoiceCreator erstellt werden - a) alle Rechnungen als einzelne Datei (Ordner 'invoice'), die nach der in der Importdatei angegebenen Rechnungsnummer benannt sind, und b) alle diese Rechnungen in einem einzigen PDF (Ordner 'invoice_print') zum einfachen Drucken, einschließlich einer in der Importdatei festgelegten Anzahl von Kopien:
Diese PDFs können dann in Kombination mit individuellen Lösungen zum Drucken, E-Mailen, Archivieren etc. verwendet werden.
Das Softwarepaket wird mit einigen Demo-Importdateien ausgeliefert:
Neben den eigenen Importvorlagenformaten unterstützt InvoiceCreator auch CSV-Dateien von eBay und Paypal, die Sie von Ihrem jeweiligen Konto herunterladen können und die typischen Bestell- oder Transaktionsberichte beinhalten. Die Unterstützung anderer Formate ist möglich.
- Grundlagen HTML-/CSS-Vorlagen -
Q: Wie funktionieren parametrisierte HTML/CSS-Vorlagen mit InvoiceCreator?
Im Ordner 'template' befinden sich einige Standard- bzw. Mustervorlagen, die Sie für eigene Zwecke kopieren und bearbeiten können:
Sie müssen nicht verschiedene Sprachen oder verschiedene Vorlagen verwenden, Sie können auch nur eine einzige Vorlage verwenden. In der Importdatei können Sie jedoch angeben, welche Vorlage verwendet werden soll (z.B. mit oder ohne Mehrwertsteuer, Sprachen usw.). So können unterschiedliche Anwendungsfälle für unterschiedliche Daten und entsprechende Vorlagen abgebildet werden. Es gibt einen großen Freiheitsgrad bei der Verwendung von InvoiceCreator.
Zum Beispiel kann die Erstellung von Lieferscheinen, also "Rechnungen ohne Preise", ein Anwendungsfall für verschiedene Arten von Vorlagen sein. Der Vorlagenname ist einfach ein eindeutiger Bezeichner. Wenn keine Vorlage ausgewählt wird, wird die Vorlage im Ordner 'generic' verwendet.
Die Grundstruktur einer einzelnen Vorlage sieht wie folgt aus:
Es gibt eine 'main'-Datei und eine 'sub'-Datei. Letztere enthält die Wiederholungsvorlage für den Tabelleninhalt. Beliebige Bilder können ebenfalls verwendet werden, solange sie im selben lokalen Ordner gespeichert werden.
Wie werden nun die Importdateien und die HTML-Vorlagen miteinander verknüpft? Die Spaltennamen in den Importdateien sind mit den editierbaren Parametern in der HTML-Vorlage verbunden!
So gibt es beispielsweise die Spalten 'MAIN_NAME' und 'MAIN_STREET', welche entsprechende Parameter im HTML haben und dort mit dem Zeichen '#' kodiert sind. Daher ersetzt der Inhalt der entsprechenden Spalte 'MAIN_NAME', z.B. in der Excel-Importvorlage, bei der Erstellung der PDF-Datei '#MAIN_NAME#' im HTML. Wir schauen uns das mit einem einfachen HTML-Editor an, die entsprechenden Parameter sind rot hervorgehoben:
Auf diese Weise können Sie sowohl in der Hauptvorlage ('main.html') als auch in der Tabellenstruktur der Untervorlage ('sub.html') zusätzliche Felder hinzufügen oder nicht benötigte löschen.
Die Gestaltung der Vorlage selbst ist ganz dem Anwender überlassen.
Hier finden Sie einen ausführlichen Hintergrundartikel zu CSV. Wenn Sie ein anderes CSV-Format verwenden, kontaktieren Sie uns.
F: Was ist eine CSV-Datei?
A: CSV steht für "Comma-Separated Values" und ist nichts anderes als eine vereinfachte Art, eine einfache Tabelle in einer Textdatei zu speichern oder zu exportieren.
Ursprünglich wurden die Spalten der gespeicherten Tabelle einfach mit Kommas getrennt. Da dies bei z.B. Adressangaben zu Fehlern führen kann, gibt es auch andere Formate. "Desktop-PaketConnector" beispielsweise verwendet Tabulatoren/TABs als Trennzeichen.
Der zweite wichtige Punkt bei CSV-Dateien ist die Zeichencodierung, hier setzt "InvoiceCreator" das internationale UTF-8 voraus. Damit ist die Übertragung und Darstellung aller Sonderzeichen von Fremdsprachen möglich.
Eine Beispiel-Datei finden Sie im Softwarepaket und auf der Homepage.
Die Software selbst prüft natürlich das Format beim Einlesen, so dass Formatfehler minimiert werden!
Schlagworte
Excel, PDF Dokumente/Dateien generieren, CSV, Rechnungen, Lieferscheine, Generierung, Erzeugung, Merge/Kombinieren, e-Commerce, Logistik, Online Shopping, Online-Händler, Datenbank, Daten Import/Export, Web Services